Van webformulier tot CRM-record en salesalert, zonder overtypwerk

Elke aanvraag via het contactformulier kwam als losse melding in de mailbox en moest manueel in het CRM worden overgetypt: bedrijf opzoeken of aanmaken, contactpersoon toevoegen, beide koppelen, de lead in de juiste opvolgstroom zetten. Dat kostte tijd bij elke aanvraag, gaf dubbele records zodra iemand een tweede keer contact opnam, en de opvolging hing af van wie de melding het eerst zag. De vraag: verwerk de aanvraag zelf, herken bestaande bedrijven en contacten, schoon de vrije invoer op, en brief het team meteen met alles wat nodig is om terug te bellen.

Een automatisering die elke aanvraag verwerkt op het moment dat ze binnenkomt. De ingevulde gegevens worden eerst genormaliseerd, zodat hetzelfde bedrijf of dezelfde persoon in verschillende schrijfwijzen herkend wordt; alleen wat nog niet bestaat, wordt aangemaakt. De sector wordt getoetst aan een vaste lijst, de contactpersoon wordt gekoppeld aan het bedrijf en aan de juiste pipelinefase, en nieuwe records krijgen een markering dat ze uit het webformulier komen. Pas als het CRM volledig is bijgewerkt, vertrekt een gebriefde melding naar sales, met de reden van contact in de woorden van de aanvrager. Een mislukte verwerking verdwijnt nooit stil: de keten heeft een foutafhandeling.

De keten draait in productie. Aanvragen worden verwerkt op het moment dat ze binnenkomen, zonder overtypwerk. Het CRM blijft schoon: geen dubbele bedrijven of contacten, één schrijfwijze, een vaste sectorlijst, elke lead herkenbaar als afkomstig van de website. Sales krijgt alles in één bericht en belt meteen terug in plaats van eerst het dossier te reconstrueren. En omdat elke aanvraag dezelfde structuur volgt, is inbound nu meetbaar: welk aanbod trekt aanvragen aan, uit welke sectoren en landen.