Orderinvoer geautomatiseerd vóór de collega met pensioen gaat
Orderinvoer die het werk overneemt van een collega die met pensioen gaat: één voltijdse functie, zonder nieuwe aanwerving, met de kennis vastgelegd in regels.
nu: 0met een controlestap bij twijfel
was 1 voltijdse collega
Eén collega van de binnendienst voerde alle binnenkomende bestellingen in het ERP in. Die collega gaat eind 2026 met pensioen, en met hem de kennis van hoe een bestelling correct wordt ingevoerd: welke klant wat bedoelt, welke uitzonderingen er zijn, wat je eerst controleert. De vraag: kan de orderinvoer geautomatiseerd worden, zodat die functie niet opnieuw ingevuld hoeft te worden en die kennis niet mee vertrekt?
We begonnen bij de collega's zelf: hoe men een bestelling leest, welke uitzonderingen er zijn, wat men controleert vóór het invoeren. Dat werd de regelset van de automatisering. Een bestelling komt binnen, wordt uitgelezen en klaargezet in het ERP; wat niet eenduidig is, gaat naar een controlestap in plaats van blind het systeem in. In iteraties met de binnendienst werden de uitzonderingen één voor één afgedekt, tot de automatisering de invoer zelfstandig aankon.
Bij de laatste evaluatie bleek dat de automatisering de orderinvoer effectief kan overnemen: het werk van één voltijdse collega, zonder nieuwe aanwerving. De kennis van de binnendienst zit nu in regels die men kan lezen en aanpassen.
Herken je deze vraag? Plan 30 minuten
High-tech onderzoekscentrum · 1.000+ gebruikersTechnische documentatie-agent voor 1.000+ gebruikers
Een documentatie-agent die zeer technische kennis doorzoekbaar maakt, met bronverwijzing per antwoord, opgeschaald van een expertgroep naar de hele afdeling.
Healthcare-softwarebedrijfDiscovery: van brede AI-ambitie naar een eerste gebouwde oplossing
Een organisatie die wist dat ze iets met AI moest doen, maar niet waar: een workshop per departement bracht de kansen in kaart en scoorde ze; de sterkste werd uitgewerkt en gebouwd.
Federaal ontwikkelingsagentschap · 14+ landenkantoren