# Orderinvoer geautomatiseerd vóór de collega met pensioen gaat

Bron: ArrowEye (https://arroweye.be) · Taal: Nederlands · Canonieke pagina: https://arroweye.be/cases/orderinvoer-bandengroothandel

Orderinvoer die het werk overneemt van een collega die met pensioen gaat: één voltijdse functie, zonder nieuwe aanwerving, met de kennis vastgelegd in regels.

## Feiten

- **Categorie:** Transform (discovery, agents en automatisaties)
- **Sector:** Bandengroothandel · KMO
- **Technologie:** Microsoft Power Automate

## De vraag

Eén collega van de binnendienst voerde alle binnenkomende bestellingen in het ERP in. Die collega gaat eind 2026 met pensioen, en met hem de kennis van hoe een bestelling correct wordt ingevoerd: welke klant wat bedoelt, welke uitzonderingen er zijn, wat je eerst controleert. De vraag: kan de orderinvoer geautomatiseerd worden, zodat die functie niet opnieuw ingevuld hoeft te worden en die kennis niet mee vertrekt?

## Onze aanpak

We begonnen bij de collega's zelf: hoe men een bestelling leest, welke uitzonderingen er zijn, wat men controleert vóór het invoeren. Dat werd de regelset van de automatisering. Een bestelling komt binnen, wordt uitgelezen en klaargezet in het ERP; wat niet eenduidig is, gaat naar een controlestap in plaats van blind het systeem in. In iteraties met de binnendienst werden de uitzonderingen één voor één afgedekt, tot de automatisering de invoer zelfstandig aankon.

## Gerealiseerde impact

Resultaat, vroeger → nu:

- Orderinvoer door een mens: 1 voltijdse collega → 0, met een controlestap bij twijfel

Bij de laatste evaluatie bleek dat de automatisering de orderinvoer effectief kan overnemen: het werk van één voltijdse collega, zonder nieuwe aanwerving. De kennis van de binnendienst zit nu in regels die men kan lezen en aanpassen.

## De route

1. bestelling komt binnen
2. automatisering leest ze uit
3. controlestap bij twijfel
4. klaargezet in het ERP