Eén procurement-agent in drie talen, van procedure tot aanbestedingswet

Onderzoeken hoe AI-agents de afdeling Contracts & Procurement konden ondersteunen. De doelstelling was een praktische en governed AI-agent die medewerkers helpt navigeren door uitgebreide meertalige procurementdocumentatie, waaronder processen, richtlijnen, templates en Belgische aanbestedingswetgeving.

Use case discovery en data discovery, waaruit twee use cases gescoped werden. De hoofdoplossing: een meertalige knowledge-agent in Microsoft Copilot Studio op de bestaande documentatie, met de kennisbronnen opgedeeld per procurementfase en taal, zodat elke vraag bij de juiste bron terechtkomt. Daarnaast onderzoek naar automatische gunningsbrieven, zoeken over de landenkantoren heen en juridische controles. Volledig overgedragen: gebruikersdocumentatie, onderhoudsgids voor IT en een testaanpak met feedbackmechanisme.

Een governed procurement-agent in productie bij een eerste gebruikersgroep, met betrouwbare antwoorden mét bron in het Engels, Frans en Nederlands. Minder tijd verloren met zoeken naar procurementinformatie, en interne kennis die breder toegankelijk is.