Governed documentatie-agent over zeven kennisbronnen

De productdocumentatie zat verspreid over meerdere productlijnen en documenttypes, in een omvangrijk PDF-corpus. Medewerkers verloren tijd met zoeken, en wie het antwoord vond, kon niet altijd zeggen waar het vandaan kwam. De vraag: die kennis doorzoekbaar maken met één agent, met de bron bij elk antwoord, zonder de onderliggende documentatie breder open te zetten dan vandaag.

Eerst de bronnen op orde: een SharePoint-structuur per productlijn en documenttype, zodat de agent weet waar wat staat. Daarop een agent in Microsoft Copilot Studio die zijn antwoorden uitsluitend uit die documentatie haalt, met systeeminstructies voor bronvermelding, de juiste routering over de bronnen en wat hij zegt als de informatie ontbreekt. De toegang volgt de bestaande SharePoint-rechten, met een security group voor wie de agent mag gebruiken. Een evaluatieset van 70 testvragen over de bronnen bepaalde of hij productiewaardig was. Gebouwd in een sandbox, als managed solution naar productie gebracht, met een feedbackstructuur voor gebruikers en de overdracht van het beheer aan de interne beheerder.

Een governed agent in productie over verschillende documentatiebronnen: elk antwoord met bronvermelding, en niemand ziet via de agent iets wat hij vandaag niet mag zien. De evaluatieset blijft bruikbaar om elke wijziging opnieuw te toetsen, en de opzet is het patroon voor de volgende agents in de organisatie.