Discovery voor procurement: van ideeën naar twee gebouwde use cases

AI inzetten binnen de procurementafdeling om kennisdeling te verbeteren, repetitief documentwerk te verminderen en compliancecontroles te versnellen over meer dan 14 landenkantoren heen.

Eerst een inspiratiesessie rond AI-agents, zodat iedereen hetzelfde beeld had van wat kan. Daarna een gestructureerde workshop met 12 deelnemers uit Contracts & Procurement: via een Jobs-Pains-Gains-framework de use cases geïdentificeerd en door stemming geprioriteerd. In een aansluitende data discovery de documentatiestructuur in kaart gebracht en de technische aanpak vastgelegd: drie talen, bronnen per procurementfase en veilig zoeken over de landenkantoren heen.

De workshop leverde een geprioriteerde lijst op; de twee sterkste use cases werden uitgewerkt en gebouwd. De hoofdoplossing werd een procurement knowledge & compliance agent in Copilot Studio, die juridische frameworks, richtlijnen, templates en tenderdocumenten doorzoekbaar maakt voor de volledige organisatie.