Aanwervingsproces geautomatiseerd, van aanvraag tot beslissing

Aanwervingsaanvragen werden manueel verwerkt. Een winkel die iemand wilde aanwerven stuurde een mail of document rond, en dat moest langs verschillende managers en HR, en bij budgetoverschrijding ook langs de directie. Aanvragen bleven liggen, niemand wist bij wie een dossier zat en HR had geen overzicht van wat openstond. De vraag: het volledige proces automatiseren binnen de bestaande Microsoft-omgeving, met de juiste goedkeuringen per winkel en per afdeling, en met de garantie dat een winkelmanager alleen de eigen winkel ziet.

Gefaseerd en bewust klein begonnen: eerst een werkende versie voor één pilootwinkel, zodat de klant het proces zag draaien voor we uitrolden naar alle vestigingen en het hoofdkantoor. De belangrijkste ontwerpkeuze: geen aparte flow per winkel, maar één flow die de juiste goedkeurders ophaalt uit een centrale mappinglijst. Een nieuwe manager of een gewijzigde winkelindeling is dan één veld aanpassen, niet de automatisatie. Het goedkeuringspad volgt de echte beslissingsstructuur van winkels en hoofdkantoor, met een automatische extra stap voor aanvragen buiten budget, en elke winkelmanager ziet alleen de eigen vestiging. Opgeleverd met overdrachtsdocument en testprotocol, zodat de klant zelf vestigingen en goedkeurders toevoegt.

Elke aanvraag is nu traceerbaar, komt automatisch bij de juiste persoon terecht en blijft niet meer dagen liggen bij iemand die niet wist dat die aan zet was. HR heeft één statusoverzicht van alle lopende aanwervingen, en wijzigingen in de organisatie voert de klant zelf door. Het project leidde tot vervolgvragen rond de investeringsflow en het aankoopproces.